Wybór partnera zarządzającego procesem inwestycyjnym ma istotny wpływ na realizowaną inwestycję. Dla Inwestora, który nie dysponuje własną kadrą inżynierską i doświadczonym zespołem kluczowe pytanie nie brzmi czy skorzystać z inwestora zastępczego tylko jak ta współpraca będzie wyglądać w praktyce?

W WMpro łączymy doradztwo i kompleksowe zarządzanie inwestycją z zapleczem wykonawczym WMpro Construction. Poniżej opisujemy sześć obszarów, które najczęściej pojawiają się w rozmowach z Inwestorami: modele współpracy, podział odpowiedzialności, procedurę zmian, narzędzia pracy, nadzór nad budową i raportowanie.

Jakie modele współpracy oferujemy?

Pracujemy w trzech modelach dopasowanych do skali projektu i etapu, na jakim Inwestor do nas trafia.

1. Body leasing to delegowanie pojedynczych specjalistów branżowych, najczęściej na etapie przygotowania inwestycji.
2. Pełne wsparcie zespołu Inwestora oznacza wielobranżowy zespół prowadzący, koordynujący, kontrolujący i nadzorczy.
3. Kompleksowe zarządzanie inwestycją to przejęcie roli pełnomocnika Inwestora poprzez kompleksową realizację inwestycji od projektowania, realizacji, aż po odbiory i rozliczenia końcowe.

Największe efekty dostrzegamy przy współpracy całego zespołu wielobranżowego, zwłaszcza na etapie realizacji. Modele współpracy przy realizacji inwestycji nie są jednak rozwiązaniem zamkniętym – między wariantami można przechodzić w trakcie projektu, gdy zmieniają się jego potrzeby.

Istotna jest również rola drugiego podmiotu grupy WMpro – WMpro Construction, występującego jako generalny wykonawca oraz wykonawca robót żelbetowych i kompleksowych stanów surowych. Pozwala nam to na ciągłą i bieżącą wiedzę, co do sytuacji rynkowej oraz aktualnej wysokości cen robót i materiałów. Ponadto mamy możliwość łączenia wielu procesów kontraktacyjnych, przez co jesteśmy w stanie uzyskać dla Inwestora bardzo korzystne warunki zakupu usług budowlanych oraz materiałów.

Jak dzieli się odpowiedzialność między Inwestorem a naszym zespołem?

Odpowiedzialność zależna jest od formy współpracy i preferencji Inwestora. Natomiast zazwyczaj podział ról opiera się na prostej zasadzie – Inwestor zachowuje decyzje strategiczne, my jesteśmy odpowiedzialni za warstwę operacyjną. Po stronie Inwestora pozostaje:

• zatwierdzanie budżetu i jego zmian,
• akceptacja głównych rozwiązań technologicznych,
• wybór wykonawców na podstawie zestawienia ofert po kontraktacji,
• decyzje o istotnych zmianach projektowych,
• rozstrzygnięcia w kwestiach wpływających na przyszłe funkcjonowanie obiektu.

Do naszych zadań należą m.in.:

• organizacja i koordynacja procesu inwestycyjnego,
• nadzór nad harmonogramem i budżetem,
• koordynacja pracy projektantów, wykonawców i dostawców,
• kontrola jakości i zgodności z projektem,
• identyfikacja i zarządzanie ryzykiem.

Do każdej decyzji wymagającej udziału Inwestora przygotowujemy rekomendację z wariantami, nie stawiając go przed faktem dokonanym. Zarządzanie budową dla Inwestora realizujemy w pełni transparentnie.

Jak zarządzamy zmianą w projekcie?

Zmiany są nieodłącznym elementem każdej inwestycji – zmianie ulega technologia, dostępność materiałów, wizja i szereg innych aspektów. Sztuka nie polega na tym, żeby ich unikać, lecz na tym, aby umieć nimi zarządzać bez konsekwencji dla całego przedsięwzięcia.

Grupa WMpro stosuje ustrukturyzowane procedury. Cały proces zaczyna się od zgłoszenia, które może wyjść od Inwestora, projektanta, wykonawcy lub naszego zespołu. Następnie prowadzimy analizę techniczną i finansową, sprawdzamy wpływ zmiany na harmonogram, organizację robót i ryzyka projektowe. Efektem naszych działań jest indywidualna rekomendacja z wariantami – Inwestor otrzymuje konkretny materiał decyzyjny. Po akceptacji formalnie wprowadzamy zmianę do dokumentacji projektowej i kontraktowej.

Każda zmiana przechodzi więc przez trzy wymiary: harmonogram, koszty i organizację robót. Specyfika działań w ramach project management w budownictwie sprawia, że tylko taki tryb pozwala pogodzić elastyczność projektu z kontrolą nad ryzykiem.

Z jakich narzędzi korzystamy w zarządzaniu projektem?

Skala współczesnej inwestycji wymaga narzędzi, które w czasie rzeczywistym łączą dokumentację, harmonogram, budżet i obieg informacji w jeden spójny proces. Bez nich nadzór kończy się na rozmowach telefonicznych i arkuszach Excela.

W ramach construction management wykorzystujemy zestaw wyspecjalizowanych rozwiązań, takich jak m.in.:

• Dalux i pakiety Autodesk odpowiadają za raportowanie i obieg dokumentacji projektowej.
• Microsoft Project
• Pocket Inspection ewidencjonuje usterki i automatyzuje procedurę ich usuwania.
• CRM do obiegu dokumentów finansowych, budżetowania i cost control.

Kluczowy jest jednak inny aspekt: Inwestor może mieć bieżący dostęp do każdego z tych narzędzi. Nie musi czekać na cotygodniowe spotkanie, żeby sprawdzić, co dzieje się na budowie – pełne dane inwestycji są dla niego dostępne na bieżąco.

Jak kontrolujemy przebieg prac na placu budowy?

Nadzoru nie da się prowadzić jedynie zza biurka. Zespół zarządzający jest stale obecny na budowie, a postęp prac monitorujemy systematycznie, nie od spotkania do spotkania. W codziennej pracy koordynujemy dostawy materiałów, kontrolujemy jakość robót oraz ich zgodność z dokumentacją, przepisami i harmonogramem. Bierzemy udział w odbiorach częściowych i końcowych.

Na koniec procesu przygotowujemy obiekt do oddania do użytkowania – prowadząc pełną procedurę uruchomienia wraz z przeszkoleniem użytkownika. To punkt, którego często brakuje w mniej dojrzałych modelach współpracy, a który decyduje o tym, że kompleksowa realizacja inwestycji budowlanej we Wrocławiu nie kończy się w momencie podpisania protokołu odbioru.

Monitoring opieramy na kilku uzupełniających się narzędziach, m.in. na: wizytach na placu budowy, dokumentacji fotograficznej, protokołach odbioru robót, cyklicznym przeglądzie harmonogramu i regularnych naradach z wykonawcami.

Jak wygląda komunikacja i raportowanie do Inwestora?

Raportowanie prowadzimy w sposób cykliczny i ustrukturyzowany. W przypadku Inwestora, który nie jest codziennie na budowie, to podstawa zachowania przejrzystości – i tu wracamy do pytania, które otwiera nasz wpis: jak wygląda współpraca z inwestorem zastępczym w praktyce?

Raporty okresowe, najczęściej miesięczne, zbierają w jednym dokumencie to, co potrzebne Inwestorowi do świadomej decyzji: aktualny status projektu i dokumentacji, stan harmonogramu, postęp rzeczowy robót, bilans budżetu i rozliczeń, rejestr ryzyk projektowych, formalnych i realizacyjnych, zestawienie zmian oraz decyzje wymagające akceptacji.

Obok raportów ważną rolę odgrywa odpowiednia częstotliwość spotkań. Standardem są cotygodniowe narady koordynacyjne na budowie, a przy istotnych decyzjach projektowych i strategicznych organizujemy spotkania dodatkowe. Z każdego z nich inwestor zastępczy sporządza protokół i przekazuje go Inwestorowi – to narzędzie, które faktycznie skraca czas podejmowania decyzji.

Dołącz do grona świadomych Inwestorów

Współpracę z WMpro wyróżnia kilka aspektów: transparentny proces decyzyjny, elastyczność w doborze i zmianie modelu, profesjonalne narzędzia dostępne także dla Inwestora oraz zintegrowane zaplecze wykonawcze WMpro Construction. Każdą inwestycję traktujemy indywidualnie – model dopasowujemy do jej skali, etapu i tego, co faktycznie potrzebne Inwestorowi w danym momencie.

Planujesz inwestycję budowlaną? Skontaktuj się z zespołem WMpro i omów model współpracy dopasowany do Twojego projektu i potrzeb.